Bij Yes-co zijn we allemaal enthousiaste Google Apps gebruikers. Waarom? We werken nu zo’n anderhalf jaar met Google Apps en het heeft ons echt een aantal voordelen gebracht.

Zo is onze manier van samenwerken, met zowel interne als externe relaties, fundamenteel veranderd. In plaats van eindeloos documenten heen en weer te mailen en de verschillende documentversies te managen delen we nu gewoon simpelweg documenten met elkaar. Bepaalde documenten, bijvoorbeeld een rapportage ‘Aantallen aangemaakte Yes-co Open systemen’ hoeven we niet meer in vergaderingen te bespreken omdat dit document met iedereen gedeeld is. Iedereen heeft hier op ieder willekeurig tijdstip kennis van kunnen nemen. Daarnaast heeft het gebruik van Google Apps ons ook nog financieel voordeel gebracht doordat  we onze gegevens niet meer zelf hoeven op te slaan en te beheren en we geen server hiervoor nodig hebben.

Ons enthousiasme over de voordelen van Google Apps is de reden dat we, in samenwerking met g-company#, een webinar ‘Google Apps voor makelaars’ georganiseerd hebben. Wij denken namelijk dat ook jij op verschillende manieren je voordeel kan doen met Google Apps. Deze webinars hebben recent plaatsgevonden maar als je hem niet kon bijwonen, gemist heb of er simpelweg niet van af wist..geen nood. Hieronder volgt nog een korte samenvatting.

Wat is Google Apps eigenlijk?

Google biedt met Google Apps een alternatief aan voor Microsoft Office inclusief volledige mailserver, een alternatief voor MS Word-, Excell- en Powerpoint, een agenda, intranet en verdere aanvullende producten.En het mooie is; ‘it’s all in the cloud’. Zowel de software als de documenten, agenda etc. staan online in plaats van lokaal op je computer.

Weliswaar kan met de alternatieven voor MS Word en MS Excel minder dan wat met de corresponderende Microsoft- producten kan, maar weinig mensen gebruiken die overige mogelijkheden terwijl ze er wel voor betalen. Daarnaast biedt Google het geheel aan via het web inclusief de mogelijkheid samen aan documenten te werken én het vervangt de complete ICT-omgeving. De Premium (betaalde versie) is bedoeld voor de zakelijke markt.

Veiligheid

Wat weinig mensen weten is dat Google de nummer 2 is van de hardware beheerders op de wereld. In enorme datacenters wordt alle data in delen opgeslagen zodat als er eens iets niet goed mocht gaan je risico gespreid is. De kans dat het bij Google niet goed gaat is overigens vele malen kleiner dan dat je lokale computer crasht. Voor de Premium versie wordt een 99,9% uptime gegarandeerd. Ook qua veiligheid zit je goed, Google Apps voldoet aan allerlei internationale veiligheidsstandaarden. Wat misschien wel meer zegt is dat de KLM en recent ook Albert Heijn overgestapt zijn naar Google Apps.

De voordelen op een rij:

1. Altijd en overal toegang tot je agenda, je documenten,je e-mail en je intranet.
2. Goedkoop. Je hoeft geen software te kopen, deze staan online. Je hoeft dus ook geen licenties te kopen, geen updates en je hebt geen of weinig beheerkosten. Het enige wat je aan Google Apps Premium kwijt ben is €40,- per gebruiker per jaar.
3. Snel iets terugvinden door de Google zoekkracht.
4. De Google Apps Market biedt toegang tot 1001 verschillende applicaties.
5. En zoals gezegd biedt Google Apps de mogelijkheid tot goede samenwerking. Daar zal je hieronder meer over lezen.

Wat kan Google Apps voor jou, als makelaar, betekenen?

Wat kan Google Apps nou concreet bijdragen aan jouw samenwerking met interne en externe relaties?

1. Samenwerking bij een nieuwbouwproject: Google spreadsheet

Neem bijvoorbeeld een nieuwbouwproject. De projectontwikkelaar en alle betrokken makelaarskantoren willen het liefst continue op de hoogte zijn van het aantal optienemers. Nu krijgt iedereen eens in de zoveel tijd een email met daarin een excellijstje met de aantallen. Bij gebruik van Google kan je een spreadsheet delen. Dit betekent dat je de projectontwikkelaar en samenwerkende makelaars toegang kan geven en indien gewenst ook het recht geven het document te wijzigen. Om niet iedereen nodeloos het document op wijzigingen te laten checken kan je ook automatisch bij bepaalde wijzigingen een notificatie instellen. Zo is iedereen direct op de hoogte bij een verandering.

2. Samenwerking met de verkoper: Google docs

Een ander voorbeeld is de aanbiedingstekst bij de verkoop van een woning. Nu zal dat ongeveer zo gaan: om tot overeenstemming met je verkoper te komen mail je de concepttekst. Dan is het wachten totdat de verkoper deze mail leest en wijzigingen in het document aangebracht heeft. De verkoper mailt dit weer naar je toe waarna er weer tijd overheen gaat tot deze mail gelezen en de wijzigingen verwerkt zijn. Al met al een traag lopend proces welke foutgevoelig is door de verschillende versies van het document die in omloop zijn. Met Google Apps kan je de verkoper toegang geven tot het document en kan je allebei hier wijzigingen in aanbrengen, ook gelijktijdig als je met elkaar belt! De wijzigingen zijn direct op het scherm zichtbaar. En het mooie is, er wordt automatisch een revisiehistorie bijgehouden.

3. Mogelijkheden van Google forms

Je kan waarschijnlijk zelf een heleboel voorbeelden verzinnen van de voordelen voor het samenwerken met Google Docs. Ik zal nog een laatste met je delen. In Google Docs zit ook de mogelijkheid om een formulier aan te maken. Dit formulier kan je vervolgens mailen of embedden in je website. De response die hier op komt wordt automatisch in een spreadsheet opgeslagen met daarbij een tijdstempel wanneer de gegevens ingevuld zijn. Tal van mogelijkheden heb je om hiervan gebruik te maken. Wat dacht je van een klanttevredenheidsenquete of van de mogeljkheid voor geinteresseerden bij een nieuwbouwproject zich in te schrijven? De spreadsheet deel je vervolgens weer met belanghebbenden…

Of je nu wel of niet gaat overstappen, het is in ieder geval de moeite waard Google Apps serieus te overwegen. Wij zijn in ieder geval blij dat we dit hebben gedaan.

# g-company was de eerste Enterprise Partner van Google Nederland voor zakelijke klanten. Zij hebben de langste en de beste track record met implementaties van Google Apps Premier. Zie www.g-company.nl